Privacyverklaring

Wie is verantwoordelijk?

Winkelman Verhuur is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens via deze website en de bijbehorende beheer-, kassa- en klantenserviceomgeving.

Welke gegevens verwerken wij?

• Naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer en eventuele organisatienaam.
• Reserveringsgegevens zoals datum, dagdeel, kostuums, diensten, aantallen, opmerkingen en status.
• Factuur-, betalings- en kassagegevens, waaronder bonnen, kwitanties, betaalmomenten en kassamedewerker.
• Berichten via het contactformulier, klantportaal en klantenserviceportaal.
• Voor professioneel schminken: het door de besteller opgegeven e-mailadres en de door de speler zelf ingevulde naam, het mobiele nummer en de schminkbevestiging per kostuum.
• Technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, sessiegegevens en beveiligingslogs.
• Voor medewerkers: kassa-accountgegevens, rechten, loginmethode, Telegram user-id, TOTP-instellingen en auditlogs.

Waarom verwerken wij deze gegevens?

• Om reserveringen aan te maken, te bevestigen, te wijzigen en te beheren.
• Om klanten te informeren over reserveringen, betalingen, voorwaarden en servicevragen.
• Om facturen, kwitanties, creditnota's en administratieve controles correct te kunnen maken.
• Om het klantportaal, klantenserviceportaal, beheerportaal en kassasysteem veilig te laten functioneren.
• Om misbruik, spam, onbevoegde toegang en technische fouten te detecteren.
• Om te voldoen aan administratieve, fiscale en wettelijke bewaarplichten.

Telegram en kassa-login

Voor interne meldingen en veilige kassatoegang kan Winkelman Verhuur gebruikmaken van Telegram. Telegram wordt niet gebruikt om klantgegevens openbaar te maken. Telegrammeldingen zijn bedoeld voor bevoegde medewerkers.

Voor kassamedewerkers kan een Telegram user-id worden gekoppeld aan een kassa-account. Daarmee kan de medewerker via Telegram Login aantonen wie hij of zij is. De website controleert daarna zelf of dit Telegram-account toestemming heeft.

Daarnaast kan voor kassamedewerkers een TOTP-authenticator of eenmalige noodcode worden gebruikt als back-up wanneer Telegram tijdelijk niet beschikbaar is.

Een 4-cijferige pincode is niet bedoeld als echte loginmethode. Deze wordt alleen gebruikt om een reeds geldige kassasessie snel te ontgrendelen.

E-mailverificatie en klantcontact

Niet-ingelogde bezoekers kunnen gevraagd worden hun e-mailadres te bevestigen voordat een contactbericht definitief wordt verwerkt. Ingelogde klanten hoeven dit niet opnieuw te doen, omdat zij al via hun account bekend zijn.

Berichten kunnen intern worden opgeslagen zodat klant en beheerder het gesprek kunnen terugvinden en opvolgen.

Spelersgegevens voor professioneel schminken

Wanneer bij een kostuum professioneel schminken is gekozen, kan de besteller het e-mailadres van de betreffende speler invullen. De speler ontvangt een beveiligde uitnodiging en ziet uitsluitend het eigen kostuum, de reserveringsdatum, praktische locatiegegevens en contactinformatie. Prijzen, facturen, klantgegevens en gegevens van andere spelers worden niet getoond.

De speler vult zelf naam en mobiel nummer in en bevestigt de informatie over professioneel schminken. Bij een Sinterklaaskostuum omvat die informatie ook het gebruik van huidlijm voor het haarwerk. We vragen niet om diagnoses, allergieën of andere medische details in te voeren.

Een speler kan hetzelfde e-mailadres ook voor andere kostuums of een eigen klantaccount gebruiken. De spelersomgeving en het klantportaal hebben gescheiden toegangsrechten en gescheiden activatiecodes. Iedere kostuumkoppeling krijgt een eigen uitnodigingscode. Bij rechtstreeks inloggen worden het spelers-e-mailadres en deze uitnodigingscode altijd samen gecontroleerd; na verificatie wordt uitsluitend het bijbehorende kostuum getoond. De persoonlijke uitnodigingslink selecteert diezelfde koppeling automatisch. Naast het zelf opgegeven e-mailadres ziet de besteller alleen de voortgang, niet de naam of het mobiele nummer dat de speler invult. De besteller kan een speler vervangen; bij vervanging vervallen de oude toegang, uitnodigingscode en opgeslagen spelersgegevens direct.

E-mailadres, naam, mobiel nummer en toegangstoken worden versleuteld opgeslagen. Alleen de speler zelf en bevoegde beheer- en kassamedewerkers kunnen de ingevulde praktische gegevens bekijken.

Bewaartermijnen

Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig is voor reservering, service, administratie, controle en wettelijke verplichtingen.

• Administratieve gegevens zoals facturen en betalingen worden bewaard volgens fiscale bewaartermijnen.
• Contact- en klantenserviceberichten worden bewaard zolang dat nodig is voor opvolging en bewijsvoering.
• Spelersgegevens voor het schminken worden uiterlijk 30 dagen na de huurdatum automatisch verwijderd. Bij annulering, een gewijzigde schminkkeuze of vervanging van de speler gebeurt dit eerder.
• Technische logs worden gebruikt voor beveiliging, foutanalyse en controle en worden periodiek opgeschoond waar dat redelijk is.

Met wie delen wij gegevens?

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, administratie, technische hosting, e-mailverzending, beveiliging of wettelijke verplichting.

Voor externe diensten zoals e-mailproviders, hostingpartijen of Telegram geldt dat zij hun eigen technische infrastructuur en voorwaarden kunnen hebben. Wij beperken de gedeelde informatie tot wat noodzakelijk is.

Beveiliging

• Beheer-, kassa- en klantomgevingen zijn gescheiden.
• Formulieren gebruiken sessie- en CSRF-beveiliging waar logisch.
• Loginpogingen worden beperkt en gelogd om misbruik te herkennen.
• Kassa-acties worden via auditlogs controleerbaar gemaakt.
• Toegang tot beheer- en kassafuncties wordt beperkt tot bevoegde gebruikers.
• E-mailadressen, namen, telefoonnummers en toegangstokens van spelers worden versleuteld opgeslagen; activatiecodes worden uitsluitend gehasht bewaard.

Jouw rechten

Je kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van persoonsgegevens, voor zover dit past binnen wettelijke verplichtingen en administratieve bewaarplichten.

Stuur hiervoor een bericht via het contactformulier. We kunnen vragen om aanvullende informatie om zeker te weten dat het verzoek van de juiste persoon komt.

Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer de website, werkwijze of wetgeving verandert. De meest recente versie staat op deze pagina.